一、建设背景
为进一步做好流动人员流动人员档案管理服务工作，建立健全流动人员流动人员档案公共服务体系，更好地服务于人才强国战略和就业优先战略的实施，根据《中华人民共和国档案法》以及《关于进一步加强流动人员流动人员档案管理服务工作的通知》人社部发【2014】90号等文件中“健全流动人员流动人员档案管理体制，提高流动人员流动人员档案管理服务信息化水平。信息化是流动人员流动人员档案管理服务的重要手段和发展方向。各地要大力推进流动人员流动人员档案信息化建设，全面掌握流动人员的数量、结构、分布、流向等情况，更好地服务于高校毕业生及中专毕业生就业、流动人才党员管理等工作。制定流动人员流动人员档案信息化建设标准，推进档案数字化，实现数据向上集中，完善资源共享、异地查阅、统计分析等功能”的要求，为了使本市档案代理管理工作更加快捷、方便、实用，特提出建设需求。
流动人员档案管理电子化可有效防止档案被篡改，以往流动人员档案被频繁地查阅、转移过程中，很容易丢失、被篡改，本市的流动人员档案信息将可实现共享，查询起档案存放的所在地就变得易如反掌。而既然实现了信息共享，这意味着流动人员档案业务将来可能就近办理。
流动人员档案管理电子化有利于减轻工作人员的劳动强度，提高工作效率。利用电子化管理流动人员档案，可以实现快速、多途径的全文检索，快速标明绝技文件（档案）的存放位置，使工作简化。推动档案部门从繁重的整理业务中解脱出来，大大提高工作效率，更多地关注为人民群众服务的细节及百姓的需求。
流动人员档案管理电子化有利于流动人员档案遗漏文件的补漏增缺。利用计算机的输入、修改、增减、拷贝等强大功能，可以使电子化的内容愈加丰富和完善。
流动人员档案管理电子化有利于更好地保持文件历史原貌。有很多原始的文稿、图片很难长时间保存，随着时间的推移会变黄、老化。而通过电子化存入系统可以永久性保存。
流动人员档案管理电子化有利于业务协同办公及网络、微信、APP等新媒体的查询，方便各业务部门之间或存档人员通过网络授权查询相关信息，减少纸质档案的流传及群众办事时间。
流动人员档案管理电子化有利于提高流动人员档案管理水平，采用现代化管理手段与方式来管理流动人员档案，更好地发挥计算机在档案管理方面的作用，实现规范化、网络化的管理方式。
二、档案电子化系统建设
档案电子化管理系统是一套综合的管理纸质档案、电子卷宗档案及实体卷宗档案的综合管理系统，保障档案电子化业务正常开展的系统支撑平台。
主要功能有：档案扫描类型目录设置、电子档案图片采集、电子档案自动修边处理、电子档案查询、电子卷宗档案管理、实体档案管理、对外借阅卷管理、临时电子卷宗生成、终端电子查询档案等。
档案的电子化处理，将档案的内容扫描上传，图像质量清晰，与原件基本一致。实现档案的永久性保存，支持图片旋转、裁边。结合网上业务预约办理系统、可支持存档人员方便快速查询档案信息，节省业务线下办理时间。
电子档案采集：办理人手持身份证或社保卡到办理窗口，工作人员根据身份证或社保卡读取档案信息后，点击电子档案采集，通过高拍仪采集纸质档案，上传到文件服务器中。
电子档案查询：可以查询到所有的档案信息，并能查看到采集的电子档案信息。
档案办理互联网便民服务功能：
主要解决了不需要本人频繁的去办理网点、能够提前预约办理业务，使个人能够轻松方便的获取最新的办理业务信息、并且应尽可能规避重复去办事大厅咨询业务。方便、快捷，并能高效办理业务！
借阅档案：用户登录到网上预约系统中，输入身份证+姓名或者档案编号+姓名进行业务办理相关信息的查询。查询出正确信息后，显示该人的档案存放位置、办理地址、工作时间、咨询电话等。点击预约办理，填写手机号和预约时间，会把预约信息提交到后台，工作人员收到信息后，点击受理确认，用户可以根据预约时间来办理业务。
存放档案：用户点击存放档案，可以查看需要输入正确的手机号、姓名、选择预约时间，点击预约，进入预约成功。可以根据预约的时候进行去办理档案存放。
调出档案：用户登录到网上预约系统中，输入身份证+姓名或者档案编号+姓名进行业务办理相关信息的查询。查询出正确信息后，跳转到身份证验证页面，显示该人的档案存放位置、办理地址、工作时间、咨询电话等。点击预约办理，填写手机号和预约时间，会把预约信息提交到后台，工作人员收到信息后，点击受理确认，用户可以根据预约时间来办理业务。
退休办理：用户登录到网上预约系统中，输入身份证+姓名或者档案编号+姓名进行业务办理相关信息的查询。可以查询出具体位置、携带材料、办理地址、咨询电话、地图等。
流动人员档案电子化可以大力应用数字影像档案，提供网上办、掌上办、邮箱办、电话办、咨询办等多种“不见面”服务，既减少群众办事聚集，又优化简化服务流程，为劳动力就业提供高效优质服务。
流动人员人事档案存档人员可以在网上查询档案存放地，也可以在网上办理多项人事档案业务，包括查询存档信息、出具相关证明、开具调档函、预约申请个人退休、变更个人信息和代办个人社保信息变更等。存档单位也可通过网上查询单位立户信息和单位户内现有存档人员名单。
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